Datenaktualisierung
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Die Funktion aktualisiert Stammdaten im laufenden Buchungsjahr auf Grundlage des ausgewählten Vorlagemandanten (=Quellmandant). Bevor die Datenaktualisierung durchgeführt wird, sollten alle aktiven Benutzer abgemeldet werden (unter Applikationsmenü/Wartung/Benutzer abmelden).
Aktualisieren auf Grundlage eines Vorlagemandanten (=Quellmandant)
Für die Aktualisierung wird der dem Mandanten zugrundeliegende Vorlagemandant als Quellmandant vorgeschlagen. Ein Aktualisieren mit einem abweichenden Quellmandanten (bspw. ein Wechsel von SKR03 auf SKR04) ist nur komplett für alle Daten möglich - d.h. die Aktualisierungsart ist automatisch "Vorhandene Daten ersetzen" und an dieser Stelle unveränderbar.
Arten der Aktualisierung:
Neue Daten hinzufügen
Es werden nur Daten, die im aktuellen Mandanten (=Zielmandant) noch nicht vorhanden sind, vom ausgewählten Quellmandanten übernommen.
Vorhandene Daten aktualisieren
Daten, die bereits im Zielmandant vorhanden sind, werden mit den Daten des ausgewählten Quellmandanten abgeglichen und aktualisiert. Neue Daten werden nicht übernommen.
Vorhandene Daten ersetzen.
Die Daten des Zielmandanten werden zunächst gelöscht und durch die Daten des Quellmandanten ersetzt. Spezifisch im aktuellen Mandanten erstellte Daten können beim Ersetzen verloren gehen (bitte die jeweilige Beschreibung im Stammdatenbereich beachten).
Hinweis:
Wird bei der Aktualisierung ein Mandant abweichend vom voreingestellten Vorlagemandanten gewählt, wird dieser Mandant als neuer Vorlagemandant für das aktuelle Jahr übernommen. Alle aktualisierungsrelevanten Daten werden in diesem Fall ersetzt - außer Personenkonten.
Wenn der Vorlagemandant des Vorjahres vom Vorlagemandant des aktuellen Jahres abweicht, können im aktuellen Jahr je Konto wieder Vorjahresmonatssalden erfasst werden.
Aktualisierung der Stammdaten mit Hilfe des Assistenten
Stammdatenauswahl (Seite 1/3)Stammdatenübersicht (Seite 2/3)
Ergebnis der Datenaktualisierung (Seite 3/3)
Im Eingabefeld „Vorlagemandant“ im Bereich „Einstellungen” wird der dem Zielmandanten zugrundeliegende Vorlagemandant automatisch eingetragen. Optional kann über den 3-Punkte-Schalter ein abweichender Vorlagemandant ausgewählt werden, auf dessen Grundlage die Stammdaten aktualisiert werden sollen. Es empfiehlt sich, stets eine Datensicherung durchzuführen, bevor Stammdaten aktualisiert werden. Mit Hilfe des Buttons "Datensicherung durchführen" erfolgt eine Weiterleitung in den SelectLine Server zur Erstellung einer manuellen Datensicherung. Im Bereich “Stammdatenauswahl” wird festgelegt, welche Stammdaten in welcher Form aktualisiert werden sollen.
Für die einzelnen Stammdaten-Bereiche gilt grundsätzlich, dass nur Hinzufügen und Aktualisieren gleichzeitig aktiviert werden können. Ersetzen hebt sowohl Aktualisieren und Hinzufügen auf und umgekehrt.
Es können folgende Daten hinzugefügt, aktualisiert bzw. ersetzt werden:
Stammdatenübersicht (Seite 2/3)
Auf der linken Seite sind alle Bereiche dargestellt, die von Änderungen betroffen sind. In der Tabellenansicht auf der rechten Seite sind die geplanten Aktualisierungen detailliert aufgelistet. Mit Hilfe der Checkboxen wird bestimmt, welche Daten nicht aktualisiert, gelöscht bzw. hinzugefügt werden. Standardmäßig sind alle Checkboxen selektiert, d.h. es müssen aktiv jene Checkboxen abgewählt werden, die von der Datenaktualisierung ausgeschlossen werden sollen.
Hinweis:
• Beim Ersetzen sind die Checkboxen für den zu löschenden und den hinzuzufügenden Datensatz jeweils voneinander abhängig und nur gemeinsam abwählbar.
Gibt es zu einem Stammdatensatz weiterführende Detailpositionen (bspw. die Gültigkeiten im Bereich “Steuerschlüssel”), werden die aktualisierungsrelevanten Detailpositionen im unteren Bereich angezeigt. Durch die farbliche Darstellung ist ersichtlich, welche Daten in welcher Form aktualisiert werden. Über die Legende im unteren Bereich können die Einträge der Liste nach der Aktualisierungsart (Hinzufügen, Löschen, Aktualisieren) aus- und wieder eingeblendet werden. Die Legendepanel beeinflussen nur die Sichtbarkeit der Datensätze und haben keinen Einfluss auf die Aktualisierung. Zusätzlich bietet die Tabelle über die Eingabefelder unterhalb der Spaltenüberschriften die Möglichkeit, nach bestimmten Datensätzen zu suchen bzw. zu filtern.
Ergebnis der Datenaktualisierung (Seite 3/3)
Die Ansicht zeigt live an, welche Daten sich aktuell in Bearbeitung befinden. Die Icons geben Aufschluss über das Ergebnis der Aktualisierung. Im rechten Bereich befindet sich je Stammdatensatz ein klickbarer Link, welcher zum jeweiligen Protokoll führt. Jedes Protokoll enthält detaillierte Informationen darüber, welche Anpassungen erfolgt sind. Gespeicherte Protokolle sind unter Auswertungen/Fehlerprotokolle unter der Kategorie „Datenaktualisierung“ erneut aufrufbar. Das Speichern eines Protokolls kann verhindert werden, wenn im geöffneten Protokoll die gesetzte Option "Protokoll speichern" entfernt wird. Mit OK wird das Protokoll geschlossen.
Es können Daten in folgenden Bereichen hinzugefügt, aktualisiert bzw. ersetzt werden:
- Steuerschlüssel
- Konten
- Kontenbezeichnungen
- Kontenpläne
- E-Bilanz Kontenzuordnungen
- Mahntexte
- USt.-Formularzuordnung
- Abschreibungsarten
- Anlagespiegel
- Buchungsfunktionen
Es werden nur Steuerschlüssel berücksichtigt, die (unter Stammdaten / Steuerschlüssel) NICHT als „Individueller Steuerschlüssel“ markiert sind. Ist ein Steuerschlüssel in einer Buchung verwendet worden, wird dieser nicht gelöscht. Selbst angelegte Steuerschlüssel, die in Buchungen verwendet wurden, werden nicht beachtet.
Hinzufügen: Steuerschlüssel und -details, die nicht im Zielmandanten (aber im Quellmandanten) vorhanden sind, werden ermittelt und hinzugefügt.
Aktualisieren: Steuerschlüssel und deren Detailpositionen, die sowohl im Quellmandanten als auch im Zielmandanten vorhanden sind, werden ermittelt. Sich unterscheidende Daten werden auf Grundlage des Quellmandanten aktualisiert (geupdatet).
Unveränderte Daten werden nicht von der Aktualisierung berücksichtigt.
Achtung: Individuell angelegte Verteilungen innerhalb der Detailpositionen von Steuerschlüsseln werden gelöscht.
Ersetzen: Alle Steuerschlüssel und deren Details werden gelöscht und danach auf Grundlage des Quellmandanten neu angelegt.
Konten
Es werden nur Konten berücksichtigt, die:
• im aktuellen und vorangegangenen Jahr nicht bebucht sind,
• kein Personenkonto sind (Typ „D“ oder „K“),
• keine Funktion haben (z.B. Eröffnungskonten, Sammelkonten, Summenvortragskonten, etc.),
• keine Pflichtkonten sind (z.B. Automatik-, Skonto, Differenzkonto in einer Währung…).
Es werden weiterhin Konten NICHT berücksichtigt, deren Steuerschlüssel in Kontenstammdaten im aktuellen Jahr gefüllt oder ersetzt wurde.
Hinzufügen: Konten des Quellmandanten, die im Zielmandanten nicht vorhanden sind, werden im Zielmandanten angelegt.
Aktualisieren: Sind die Anfangsbedingungen erfüllt und wurde die (Konten-)Bezeichnung im aktuellen Jahr nicht gefüllt oder ersetzt, werden die Konten aus dem Quellmandanten übernommen.
Ersetzen: Alle Konten, die die Anfangsbedingungen nicht erfüllen, werden gelöscht. Danach werden alle Konten des Quellmandanten in den Zielmandanten kopiert.
Beim Ersetzen sind die Checkboxen für den zu löschenden und den hinzuzufügenden Datensatz jeweils voneinander abhängig und nur gemeinsam abwählbar.
Hinweis: Mit 'Strg+P' kann sich auf Seite 2 vorab ein Protokoll zur besseren Übersicht aufgerufen werden.
Kontenbezeichnungen
Individuell angelegte Kontenbeschriftungen werden bei der Aktualisierung NICHT verändert.
Aktualisieren:
Die Felder "Bezeichnung" und "BezeichnungLang" werden jeweils aktualisiert, wenn der Feldinhalt im Zielkonto mit dem Feldinhalt des Vorjahreskontos im Quellmandanten übereinstimmt; oder das Feld im Zielkonto leer ist.
Beim Aktualisieren der Konten werden die Kontenbezeichnungen automatisch in die Aktualisierung mit einbezogen.
Hinzufügen: Kontenplan- Dateien (*.KPL), die im Verzeichnis des Quellmandanten vorhanden sind, im Zielmandanten aber fehlen, werden hinzugefügt.
Aktualisieren: Stimmt der Dateiname der Kontenplan-Datei im Verzeichnis des Zielmandanten mit jenem des Quellmandanten überein, wird die Datei aktualisiert
Ersetzen: Alle Kontenplan- Dateien (*.KPL) werden zunächst im Zielmandanten gelöscht. In Folge werden alle *.KPL- Dateien aus dem Verzeichnis des Quellmandanten in das Verzeichnis des Zielmandanten kopiert. Neue Kontenplan- Dateien werden somit automatisch hinzugefügt, während individuell angelegte Kontenpläne gelöscht werden. Über die Checkboxen auf Seite 2 kann das Löschen verhindert werden.
Hinzufügen: Systemkontenzuordnungen, die im Quellmandant vorhanden sind und im Zielmandanten fehlen, werden hinzugefügt.
Aktualisieren:
Es werden alle vorhandenen Systemkontenzuordnungen mit denen des Vorlagemandanten abgeglichen und aktualisiert. Falls ein Konto in der individuellen Kontenzuordnung einem Knoten zugeordnet wurde, und das Konto durch eine Aktualisierung der Systemkontenzuordnung jetzt einem anderen Knoten zugeordnet ist, wird die individuelle Kontenzuordnung gelöscht. Das Löschen dieser individuellen Kontenzuordnung wird im Protokoll auf Seite 3 angezeigt.
Ersetzen: Es werden zunächst alle Kontenzuordnungen (Systemkontenzuordnungen und individuelle Kontenzuordnungen) gelöscht. Im Anschluss werden alle Kontenzuordnungen, die im Quellmandanten vorhanden sind, eingefügt.
Ist in den Mandanteneinstellungen eine individuelle Kontenzuordnung hinterlegt, so ist diese unter „Ersetzen“ initial deaktiviert. Auch die korrespondierenden Kontenzuordnungen sind von der Datenaktualisierung initial ausgeschlossen. Wird eine dieser deaktivierten Kontenzuordnungen wieder aktiviert, werden auch die korrespondierenden Datensätze mit aktiviert.
Wird beim „Ersetzen“ eine Kontenzuordnung gelöscht, die in den Mandanteneinstellungen hinterlegt ist, wird diese auch in den Mandanteneinstellungen entfernt.
Ersetzen: Alle Mahntexte des Zielmandanten werden gelöscht. In Folge werden alle Mahntexte des Quellmandanten angelegt.
Voraussetzung ist, dass die jeweilige Sprache unter Stammdaten / Sprachen existiert.
Achtung: Individuell angelegte Mahntexte und Überschriften werden beim Ersetzen gelöscht.
Auf Seite 2 der Datenaktualisierung kann das Löschen individuell angelegter Texte verhindert werden.
USt.-Formularzuordnung
In diesem Bereich werden die Zuordnungen für die USt.-Voranmeldung und -Jahreserklärung unter Auswertungen / Umsatzsteuer / Voranmeldung unter Beachtung des Mandantenlandes und des geöffneten Jahres angepasst.
Hinzufügen: USt.-Formularzuordnungen, die im Quellmandanten vorhanden sind, aber nicht im Zielmandanten existieren, werden hinzugefügt.
Aktualisieren: Stimmen „vonKonto“, „bisKonto“ und der „Steuercode“ mit der Kennzahl im Quellmandant überein, wird der Steuerprozentsatz aktualisiert.
Ersetzen: Die im Zielmandanten vorhandenen USt.-Formularzuordnungen werden gelöscht. Infolgedessen werden die USt.-Formularzuordnungen aus dem Quellmandanten hinzugefügt.
Achtung: Individuelle Kontenzuweisungen werden beim Ersetzen der USt.-Formularzuordnung überschrieben.
Es empfiehlt sich, vorab ein Druck der Zuordnung von Formularkennzahlen zu den entsprechenden Konten bzw. Kontengruppen (Auswertungen / Umsatzsteuer / Voranmeldung (DE) / Druck USt.-Formularzuordnung) vorzunehmen, um diese im Nachgang manuell wiederherzustellen.
Hinzufügen: Die Abschreibungs- und Sonderabschreibungsarten, die im Quellmandant vorhanden sind, im Zielmandant aber fehlen, werden hinzugefügt.
Aktualisieren: Die Abschreibungs- und Sonderabschreibungsarten werden auf Grundlage des Quellmandanten aktualisiert. Bei Übereinstimmung der Nummer wird die Abschreibungsart aktualisiert, unabhängig der bisherigen Änderungen an der Abschreibungsart.
Ersetzen: Die Abschreibungs- und Sonderabschreibungsarten werden gelöscht. In Folge werden die Abschreibungs- und Sonderabschreibungsarten des Quellmandanten angelegt.
Ersetzen: In der Aktualisierungsart „Anlagespiegel“ wird der Anlagespiegel komplett mit dem Anlagespiegel des Quellmandanten ersetzt. Der Anlagespiegel wird auch im Modus „Ersetzen“ bei der Aktualisierungsart „Abschreibungsarten“ durch die Daten des Quellmandanten ersetzt. Hier werden aber nur Daten berücksichtigt, in denen das Feld „Nummer“ übereinstimmt.
Hinzufügen: Buchfunktionen und deren Positionen, die im Quellmandanten existieren, aber nicht im Zielmandaten vorhanden sind, werden ermittelt und hinzugefügt.
Aktualisieren: Buchfunktionen und Buchungspositionen die sowohl im Quellmandanten als auch im Zielmandanten vorhanden sind, werden ermittelt. Infolgedessen werden unveränderte Daten nicht von der Aktualisierung berücksichtigt, während sich unterscheidende Daten auf Grundlage des Quellmandanten aktualisiert (geupdatet) werden. Achtung: Individuell angelegte Buchungsfunktionen werden nicht berücksichtigt; während individuelle Verteilungen innerhalb der Buchungsfunktionspositionen gelöscht werden.
Ersetzen: Alle Buchfunktionen und Buchungspositionen werden gelöscht. In Folge werden alle Buchfunktionen und Buchungspositionen des Quellmandanten angelegt.